Biuro perkraustymas: kaip perkelti inventorių ir neatidėti darbo pradžios

Paskirkite vieną projekto vadovą iš įmonės pusės ir atsakingus žmones už IT, dokumentus, bendras erdves bei naujo biuro prieigą. Perkraustymo komanda turi žinoti, kas gali greitai patvirtinti pakeitimą.

Sudarant planą atskirkite fizinį transportavimą nuo specializuotų darbų: duomenų kopijų, serverių išjungimo, elektros ar tinklo įrengimo.

Gera žyma nurodo naujo biuro zoną, konkrečią darbo vietą ir turinio grupę. Pavyzdžiui: B zona · B-14 · monitorius. Tai veikia geriau nei vien darbuotojo vardas, ypač jei komandos persėda.

Jei dalis baldų nekeliauja į naują vietą, sukurkite atskirą spalvą ir kaupimo zoną. Utilizavimo tūris bei kaina turi būti atskirti nuo perkraustymo, kad niekas nebūtų netyčia nuvežta ne ten.

Ne visos zonos turi vienodą prioritetą. Registratūra, tinklo pagrindas, pagrindinės komandos ir bendro naudojimo įranga gali būti atkurti anksčiau, o archyvas ar rezerviniai baldai — vėliau.

Po pirmo etapo patikrinkite žymėjimo veikimą ir tik tada tęskite didžiausią srautą.

Užrašykite, kuri veikla negali sustoti ir kokių darbo vietų jai reikia. Priėmimas, klientų aptarnavimas ir apskaita nebūtinai turi būti perkeliami vienu metu. Jei dalį darbuotojų galima laikinai palikti senose patalpose ar dirbti nuotoliu, iš anksto suderinkite, kokia įranga ir prieigos jiems liks.

Naujoje vietoje paskirtas žmogus turi patvirtinti ne tik baldų išdėstymą, bet ir elektrą, internetą, leidimus patekti bei vietą pakuotėms. Pervežta kompiuterio dėžė dar nėra veikianti darbo vieta. Laiką IT prijungimui ir patikrai atskirkite nuo fizinio pernešimo.

Pasirinkite momentą, po kurio kiekvienas papildomas baldas ar pakeista paskirties vieta perduodami vienam koordinatoriui. Tai nėra draudimas keisti planą. Tai būdas išvengti situacijos, kai sandėlio darbuotojas, vadovas ir vežėjai dirba pagal tris skirtingus sąrašus.

Kiekvienam pakeitimui pakanka keturių laukų: daikto kodas, ankstesnis sprendimas, naujas sprendimas ir patvirtinęs žmogus. Baldą į išvežimo srautą perkelkite tik po patvirtinimo. Dokumentų bei duomenis saugančios įrangos tvarkymą suderinkite atskirai: senas kompiuteris nėra tiesiog baldinės atliekos.

Kiekvienai zonai paskirkite žmogų, kuris sutikrins inventorių ir pažymės trūkstamas dalis. Neatidarytų dėžių skaičius neparodo, ar turite stalų kojas, monitorių stovus ir konkrečius laidus. Lengviau išspręsti neatitikimą, kol komanda vietoje ir aišku, kuriame etape jis atsirado.

Sudarykite atskirą likusių darbų sąrašą: trūksta vienos dalies, reikia pastumti lentyną, IT turi prijungti spausdintuvą. Prie kiekvieno įrašo pridėkite atsakingą žmogų ir sutartą laiką. Taip fizinis perkraustymas nesusilieja su neapibrėžtu „dar ne viskas veikia“.